Reporte de Recepción

Es un documento físico (y ahora digital) que permite recepcionar toda la información acerca del vehículo al ser recepcionado por el personal idóneo de la empresa.

Se consigna en ella datos del vehículo (en el estado actual tal y como se recepciona), además de anexar en este documento fotos de distintas partes del vehículo y con comentarios que faciliten un trabajo adecuado y posterior de parte del personal de Taller y para un conocimiento preciso y fidedigno para el cliente.

Ejemplo de un Reporte de Recepción:

Importante:

Tipos de Servicio

Básicamente en el sistema se pueden asignar 2 tipos de Servicio a una recepción:

1. Tipo de Servicio Preventivo
2. Tipo de Servicio Correctivo

Tipo de Servicio Preventivo

El mantenimiento preventivo es una actividad planificada que se lleva a cabo para reducir la probabilidad de que se produzcan fallos en los equipos. Por esta razón, suele programarse periódicamente, a menudo basándose en las recomendaciones del fabricante.

Puede consistir en la limpieza y lubricación de componentes, el apriete de pernos o la sustitución de piezas desgastadas. También puede consistir en la comprobación de los niveles de fluidos.

A su vez este tipo de servicio puede ser del Tipo A y del Tipo B, estos de acuerdo a la Guía (A o B) que se seguirá para realizar el mantenimiento/servicio preventivo en Taller, estas guías impresas (ahora digitales) aparecerán como parte de la OT > Detalle de la OT > Trabajos por Realizar

Ejemplo de una Guía Tipo B:

Tipo de Servicio Correctivo

El mantenimiento correctivo es un tipo de mantenimiento que se utiliza para solucionar problemas que ya se han producido en un equipo. Suele ser reactivo, es decir, se realiza en respuesta a un problema que se ha identificado. El mantenimiento correctivo suele realizarse lo más rápidamente posible para minimizar el impacto del problema en la producción.

Puede implicar la reparación o sustitución de piezas defectuosas, la limpieza o lubricación de los equipos o el ajuste de los parámetros, cuando fallan. En algunos casos, puede ser necesario poner el equipo fuera de servicio durante un periodo de tiempo para realizar las reparaciones necesarias.

Este servicio por lo general es facturado (cobrado) al cliente, las tareas o trabajos a realizar en taller aparecerán como parte de la OT > Detalle de la OT > Trabajos por Realizar

Importante:

Plantilla de Recursos

La Plantilla es un conjunto de Recursos (materiales, insumos, etc.) necesarios para que el personal de Taller pueda realizar su trabajo.
La Plantilla se obtiene en base al Modelo del Vehículo.
La Plantilla debe ser actualizada constantemente por personal calificado.

Reporte Técnico

El Reporte Técnico es un documento físico (ahora también digital) diseñado para registrar todas actividades relacionadas con el mantenimiento correctivo de un vehículo dentro del Taller.
Su uso te permite conocer las fallas encontradas en el vehículo, así como planificar todas las acciones/tareas/trabajos necesarios para garantizar el funcionamiento óptimo del vehículo, se indican también los tiempos necesarios para realizar todas las tareas estipuladas a realizar.
Finalmente se listan todos los recursos (materiales, insumos, etc.) necesarios para realizar cada tarea previamente indicada.

Ejemplo de un Reporte Técnico:

Orden de Trabajo (OT)

Documento formal o digital que incluye todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describe un proceso para completar las tareas.

Las órdenes de trabajo incluyen información sobre:

• La empresa que gestiona el pedido
• La ubicación del trabajo
• Cualquier requisito de habilidades, herramientas y/o materiales.
• La parte autorizada
• El técnico o proveedor de servicios asignado a la tarea
• Coste estimado de finalización
• Estimaciones de precios de materiales y mano de obra
• Fecha de finalización esperada
• Fecha real de finalización
• Nivel de prioridad

En el sistema existen 3 grupos primordiales con los que la OT debe contar:

• Lista de Fallas encontradas (caso Servicio Correctivo)
• Lista de Tareas/acciones/trabajos a realizar
• Lista de Recursos (materiales, insumos, etc:)

Ejemplo de una OT:

Estados de una Orden de Trabajo

Durante el flujo de trabajo de una OT, desde la recepción del vehículo hasta el trabajo en el Taller y posterior entrega del vehículo al cliente se aplican los siguientes Estados a la OT.

• En Preparación
• Aprobado
• Programado
• Completado

Cuando la OT se está trabajando en el Taller surgen unos nuevos Estados para la OT, las denominamos Estados Online y son para especificar básicamente lo siguiente:

• Ingreso de la OT al Taller para ser trabajado
• Estados para indicar Pausa del trabajo en el taller por algún motivo
• Completado del trabajo sobre la OT en el Taller

Gráfico de los Estados de la OT

Importante:

Acta de Conformidad

Documento físico (o digital) donde se consigna todo lo trabajado y sindicado en la OT, se indican también Conclusiones y Recomendaciones dirigidas hacia el cliente.

Debe consignarse obligatoriamente la firma física (o digital) de la persona, encargada por parte del cliente, quien está recibiendo el vehículo.

Ejemplo de Acta de Conformidad

Formulario de Ingreso

El link/enlace de acceso al sistema serán provistos por el Area de Sistemas/IT.

Además de contar con un usuario y clave es importante que el usuario pertenezca a una compañía.

Todo esto es importante para poder gestionar adecuadamente las OTs dentro del sistema.

Se solicita el usuario y clave, además de seleccionar la Compañía en la cual trabajar las OTs.

Formulario de Ingreso:

Dashboard Principal

Todo usuario tendrá un dashboard principal, como un lugar de control general de todas las opciones necesarias que podrá manejar dentro del sistema.

Ejemplo de Dashboard:

Principales opciones dentro del Dashboard:

• Ver Historial

  Para búsquedas por VIN, mostrará como resultado todo el Historial, existente en el sistema Spring, para el VIN ingresado.

  

• Menú lateral izquierdo

  Con accesos/enlaces directos.

  

• Cuenta de Usuario

  Con 2 opciones:

  • Ei icono de la izquierda (que asemeja a un sol) es para cambiar de fondo de pantalla de claro a oscuro y viceversa.
  • El icono de usuario es para ingresar a los datos del usuario, donde se muestran el nombre completo del usuario, así como la compañía y taller al que pertenece.
  

  

• Indicadores

  Muestran, en resumen, estadísticas sobre el total de operaciones/trabajos realizados.

  En el Dashboard de Recepción (de izquierda a derecha):

  • Nro total de Recepciones registradas en el mes actual
  • Nro total de OTs en Taller, indica el número total de OTs ingresadas a Taller y que actualmente se vienen trabajando
  • Nro total de OTs Terminadas en taller pendientes de entrega, son aquellas OTs terminadas de trabajar en Taller y que están listas para que Recepción las Complete a través dels Spring y luego formalice el Acta de Conformidad entregando el vehículo al cliente.

  En el Dashboard de Supervisor (segunda imagen):

  • Nro total de OTs Completadas en el mes actual
  • Nro total de OTs Programadas a ingresar al Taller, cuando las OTs han sido programadas en el Spring y están listas para ser trabajadas por Taller, el Supervisor está encargado de realizar el ingreso de las OTs al Taller.
  • Nro total de OTs en Taller, indica el número total de OTs ingresadas a Taller y que actualmente se vienen trabajando
  • Nro total de OTs Detenidas que requieren supervisión en taller, son aquellas OTs que por algún motivo se han pausado y requieren de supervisión para gestionar el avance de las mismas.
  

  

• Listados

  Con Listados de Recepciones (u OTs), se muestran siempre determinadas cantidades de registros, para visualizar más información use los botones que llevan a reportes más específicos.

  

• Botones principales

  Son accesos/enlaces directos a determinadas opciones/secciones.

  

• Enlaces directos

  Cada texto que se indique en color azul indica que se son accesos/enlaces directos, hacer clic sobre ellos para dirigirse a contenidos específicos.

  

Roles de Usuarios

Existen 3 roles de usuarios en el sistema:

• Recepción
• Supervisor (de Taller)
• Codificador

Usuario Recepción

Usuario del Area de Recepción, encargado de las siguientes tareas:

• Ingreso del Reporte de Recepción
• Asignación del Tipo de Servicio a la Recepción
• Creación de la OT, toda OT se crea en Estado = EN PREPARACIÓN
• Asignación de la Plantilla de Recursos a la OT en caso sea un Servicio Preventivo
• Aprobación, Programación y Completado de la OT, todas estas acciones las realizará a través del Spring.
• Una vez Completada la OT puede ingresar el Acta de Conformidad

Usuario Supervisor

Usuario del Supervisor de Taller, encargado de las siguientes tareas:

• Ingreso del Reporte Técnico, cuando es un Servicio Correctivo
• Ingreso de la OT al Taller para ser trabajado
• Pausado de la OT por alguna causa
• Completado del trabajo sobre la OT en el Taller
• Registro de Comentarios, Fotos, Archivos asociados a la OT en tanto se trabaje en el Taller

Usuario Codificador

Usuario cuya tarea es básicamente:

• Ingresar/registrar todos los Recursos necesarios para el trabajo de una OT.
  Estos recursos son codificados (por OT) en el Spring y son necesarios para realizar Cotizaciones y posteriores Facturaciones.
• Una vez que termine de registrar los recursos en el Spring debe indicar como REVISADO la OT.

Cuando ingresa al sistema en el Dashboard siempre se le mostrarán al Codificador las OTs que tengan Recursos por Revisar y Agregar a la OT vía Spring

Registro del Reporte de Recepción

Para esto puede utilizar cualquiera de las 2 opciones mostradas en la siguiente imagen:

Se mostrarán los datos del cliente y del vehículo encontrados.

Los datos del Contacto y del Teléfono se obtienen de la última OT registrada.

Si no hay resultados los datos del cliente y del vehículo deben ser ingresados a través del Spring

Todos los datos son obligatorios de ingresar

Si en caso se desea cambiar o asignar otro cliente (ejemplo: el vehículo puede haber cambiado de dueño) debe ingresarse un nombre o apellido para realizar una búsqueda con la opción de ELEGIR OTRO CLIENTE.

Si usa esta opción es necesario que se digite el Contacto y Teléfono

Se ingresan datos del vehículo en su estado actual al momento de ser recepcionado

Todos los datos son obligatorios

Se ingresan datos de las fallas encontradas y/o servicios a realizar

Se debe ingresar al menos un requerimiento

Se ingresan fotos tomadas sobre los 4 lados del vehículo comentando cada foto a fin de obtener un informe completo y detallado de como se está recepcionando el vehículo para constancia del cliente y la Empresa.

No es obligatorio el ingreso de fotos pero se recomienda tomar algunas fotos adicionales.

Las fotos tomadas se muestran en miniaturas que pueden ser mostradas en su real dimensión con solo hacer clic sobre las mismas.

Se listan partes/accesorios que pueden ser marcados y comentados de como se están recepcionando.

No es obligatorio ingresar esta información.

Finalmente hacer clic en GUARDAR REPORTE DE RECEPCIÓN para terminar todo este proceso.

Se mostrarán mensajes adecuados indicando pasos a seguir tras el ingreso de una Recepción.

La Recepción ingresada debe aparecer contabilizada en el indicador correspondiente de Cantidad de Recepciones que van el mes actual.

Y debe aparecer en el Listado de Recepciones.

Asignación del Tipo de Servicio

El Detallde la Recepción tiene la siguiente estructura:

Elegir si es un Servicio Preventivo Tipo A o un Servicio Preventivo Tipo B

Confirmamos que queremos definir un tipo de servicio preventivo y una vez definido el Tpo de Servicio se mostrará un mensaje indicando el siguiente paso que debería ser Crear la OT

Como se definió un tipo de servicio Preventivo nos da la posibilidad de crear, en base a la misma información de la recepción, DUPLICAR la recepción y crear otra recepción pero esta se creará con el Servicio Correctivo ya definido, esto para casos en los cuales se requiera.

Importante:

Creación de la OT (en estado EN PREPARACIÓN)

Ubicar la recepción que se está trabajando y luego hacer clic en l botón de GENERAR OT

Se mostrará un mensaje indicando el siguiente paso a seguir que sería Asignar una Plantilla de Recursos

Una vez generada/creada bien la OT se mostrará el Nro de la OT, y haciendo clic en la misma podremos ver el Detalle de la OT.

Importante:

Asignación de Plantilla de Recursos

Ubicar la recepción que se está trabajando y luego hacer clic en l botón de ELEGIR PLANTILLA

Ya dentro de la opción de Plantilla hacer clic en cualquiera de los Modelos de Plantilla mostrados

Sólo se muestran modelos relacionados al vehículo

En caso no se encuentren modelos los Recursos se pueden agregar manualmente en el Detalle de la OT

Cuando se seleccione/asigne un modelo se mostrará un mensaje y debajo todos los Recursos relacionados al modelo seleccionado

Importante:

Manejo de la OT a través del Spring

Estos pasos deben ser realizados a través del Spring

Una vez Programada la OT quedaría lista para ser Ingresada y Trabajada en el Taller

Importante:

Manejo de la OT en el Taller

Toda OT Programada aparecerá en el Dashboard del Supervisor

Se puede utilizar cualquiera de las opciones resaltadas para Ingresar una OT al Taller para ser trabajada:

Aquí aparecerán las OTs Programadas para ser ingresadas al Taller

Se elige la OT a ser ingresada, se configuran los fechas de inicio y término, y se asigna al Técnico quien realizará los trabajos.

Todos los datos son obligatorios

Al término de este Ingreso se mostrará un mensaje indicando los siguientes pasos a seguir.

En el Dashboard la OT que estaba Programada pasa a ser contabilizado como OT en Taller.

Se puede ingresar a ver todas las OTs que están actualmente en Taller utilizando el indicador OTs en Taller (desde el Dashboard)

Importante:

A continuación se muestra toda la información que se maneja acerca de una OT:

La información mostrada se puede dividir en:

• Datos Generales de la OT: Nro de OT, Estado de la OT, Estado Online de la OT, Tipo de Servicio
• Datos del Cliente
• Datos del Vehículo
• Información de la OT al ser Ingresada al Taller
• Trabajos por Realizar, esto viene indicado por la Guía A o B (según el tipo de servicio), estos listados son guías donde el Supervisor va indicando cuál el estado del vehículo en cada uno de los ítems indicados.
• Repuestos Materiales y Fluidos (Lista de Recursos), en el caso del Servicio Preventivo se muestra la Lista de Recursos asignados al elegirse una Plantilla de Recursos, en caso no haya Plantilla se pueden ingresar manualmente.
• Comentarios
• Fotos
• Archivos Adicionales
• Informe FInal, a llenar cuando se termine el trabajo en Taller

Se trata de guías donde el Supervisor va indicando cuál el estado del vehículo en cada uno de los ítems indicados

El Supevisor debe ACTUALIZAR la Lista de Recursos mostrada y obtenida inicialmente desde una Plantilla de Recursos, puede agregar, modificar y eliminar ítems a su mejor consideración.

Se pueden ingresar Comentarios según se vaya trabajando el vehículo en el Taller.

Comentar datos relevantes

Se pueden ingresar Fotos con Comentarios según se vaya trabajando el vehículo en el Taller.

Las Fotos y Comentarios deben ser datos relevantes

Se pueden ingresar/adjuntar Archivos con Comentarios según se vaya trabajando el vehículo en el Taller.

Los Archivos y Comentarios deben ser datos relevantes

Se debe ingresar un Comentario Final al terminar el trabajo sobre el vehículo en el Taller.

El Comentario Final deben ser datos relevantes sobre el trabajo realizado

Se debe ingresar un Comentario Final al terminar el trabajo sobre el vehículo en el Taller.

Se mostrarán los distintos hitos, fechas y acciones relevantes sobre CADA PASO seguido en la gestión de la OT

A utilizar principalmente para obtener la última información actualizada de la OT, en lugar de hacer reload o refresh a la página actual.

Si por cualquier motivo no se puede seguir trabajando en la OT el Supervisor tiene la opción de Pausar el trabajo de la OT en el Taller.

Puede luego Reactivar/Continuar el trabajo de la OT en el Taller

Si todo el trabajo sobre la OT se ha terminado el Supervisor puede Completar el Trabajo en el Taller sobre la OT.

Así quedaría lista la OT para su Facturación y Completado a través del Spring

Importante:

Completado de la OT

Este paso debe ser realizado a través del Spring

Una vez Completada la OT no se puede modificar ninguna información de la OT

Acta de Conformidad

Desde el Listado de OTs filtrar por Estado = Completado

Hacer clic en el botón ACTA DE CONFORMIDAD

Todos los datos son obligatorios

Todos los datos son obligatorios

Clic en CONTINUAR

Ingresar al menos una conclusión o recomendación

Ubicar la OT nuevamente y hacer clic en VER ACTA

Actualizar Firma de quien recibe el vehículo

Enviar por Correo el Acta de Conformidad, se ingresa un correo y a dicho correo se le enviará una copia del Acta

Imprimir a un PDF para imprimir directamente o para imprimir a un documento PDF

Registro del Reporte de Recepción

También se puede DUPLICAR desde una Recepción (del tipo preventivo), esta se creará con el Servicio Correctivo por defecto:

Creación de la OT (en estado EN PREPARACIÓN)

En el caso de un servicio correctivo el mensaje que se muestra al crear una OT es el siguiente:

Ingreso del Reporte Técnico

A cargo del Supervisor de Taller

Desde el Dashboard hacer clic en la primera imagen resaltada

En el Listado de OTs filtrado por Estado EN PREPARACIÓN, luego clic en REPORTE TÉCNICO

Todos los datos son obligatorios

Todos los datos son obligatorios

Todos los datos son obligatorios

Todos los datos son obligatorios

Ubicar nuevamente la OT y ver a Detalle el Reporte Técnico recién ingresado, el mismo puede ser impreso

Manejo de la OT a través del Spring

Estos pasos deben ser realizados a través del Spring

Una vez Programada la OT quedaría lista para ser Ingresada y Trabajada en el Taller

Importante:

Manejo de la OT en el Taller

Sólo se diferencia en el manejo de la siguiente información:

Fallas Encontradas

Trabajos a Realizar, que se basa al Reporte Técnico ingresado al inicio.

El Supervisor puede modificar a conveniencia este listdo según el trabajo a realizar en la OT.

Lista de Recursos (Repuestos Materiales y Fluídos)

El Supervisor puede modificar a conveniencia este listdo según el trabajo a realizar en la OT.

Completado de la OT

Este paso debe ser realizado a través del Spring

Una vez Completada la OT no se puede modificar ninguna información de la OT

Acta de Conformidad

Historial de Indicidencias

Se ingresa un VIN para la búsqueda o se toma del registro de Recepción/OT relacionada

Se muestran las OTs desde la más reciente a la más antigua

Las OTs trabajadas con el nuevo sistema tendrán una estructura de aquellas OTs trabajadas solamente mendiante el Spring